*Danielle Rocha, da Osayk Contabilidade Online
O empreendedorismo no Brasil é crescente. De acordo com dados da pesquisa GEM (Global Entrepreneurship Monitor) patrocinada pelo Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas) em sua versão mais recente (2015), a taxa de empreendedorismo é a maior em 14 anos no país. Mas, mesmo com tantos novos empreendedores no Brasil, a taxa de sobrevivência das empresas brasileiras não é das melhores: cerca de metade das empresas do país não chegam ao quinto ano de existência.
A baixa sobrevivência das empresas brasileiras deve-se a inúmeros fatores, mas há um fator que possui grande influência nesse sentido: a alta carga tributária do país. O Brasil tem a maior carga tributária da América Latina, e os brasileiros pagam mais de 30% do PIB em impostos.
Mas será que existem meios legais de economizar nos impostos e nos custos de sua empresa? Sim, e a seguir você vai encontrar caminhos legais para gastar menos com as taxas cobradas pelo Governo e com os custos fixos necessários para o funcionamento da sua empresa. Confira abaixo!
1. Se você presta serviço como pessoa física, abra sua empresa
Se você pensou em prestar serviços como pessoa física e não abrir sua empresa por causa dos custos, vale repensar sua estratégia tributária. Isso porque o governo impõe à pessoa física uma alíquota de imposto que pode equivaler a mais que o dobro do que você pagaria como uma pessoa jurídica optante pelo regime tributário do Simples Nacional.
Além disso, no Simples Nacional você ainda ganha outras vantagens, como:
Emitir notas fiscais: isso permite conquistar clientes de grande e médio porte, que exigem contrato e nota fiscal na contratação de um serviço;
Renda comprovada: à medida que você registra suas entradas através de notas fiscais eletrônicas, você consegue comprovar renda e assim obter acesso mais facilitado a crédito;
Separação entre suas finanças e da empresa: isso é bom porque mantém suas finanças organizadas e os valores que são retirados como lucro para pessoa física são isentos de impostos.
Se você ganha até R$ 5.000,00 mensais como pessoa física, uma boa sugestão é se inscrever no MEI (Microempreendedor individual). Você passa a ter um CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) e todas as vantagens relacionadas, como a possibilidade de emitir notas fiscais e a legalização de seu negócio. No Portal do Empreendedor, você encontra todo o passo a passo para este processo e emite a guia de pagamentos mensais de impostos – o MEI paga em impostos cerca de R$ 60,00 mensais e nada mais.
2.Emita notas fiscais eletrônicas (NF-e)
Com as notas fiscais eletrônicas, você reduz os custos de impressão do documento fiscal, já que o documento é emitido eletronicamente. Isso também implica na redução de custos de aquisição de papel e de armazenagem de documentos fiscais.
Além disso, se sua empresa comprar um produto, você não vai precisar digitar nada, pois as informações geradas na NF-e pelo emissor poderão ser usadas por você. Dessa forma você economiza tempo e evita erros com a digitação. Para consultar sua NF-e, basta acessar em seu computador, evitando que você perca tempo procurando notas e assim perca produtividade e, consequentemente, dinheiro.
Você pode enviar as notas por e-mail, o que minimiza substancialmente os gastos com os Correios ou motoboys, por exemplo.
3.Usar um escritório compartilhado ou um escritório virtual
Se você tem um escritório, você precisa arcar com diversos custos, como aluguel, luz, água, telefone, internet, computadores, mobiliário, funcionários de limpeza e recepção e outros. Para economizar nesse sentido, uma boa sugestão é procurar um escritório de Coworking – ou seja, um espaço compartilhado de escritórios. Esse modelo é indicado principalmente para:
Empresas iniciantes que não possuem um valor alto para investir em estrutura e que desejam testar primeiro seu modelo de negócios antes de investir mais intensamente;
Empresas com poucos funcionários;
Pessoas que trabalham atualmente em home office, mas que gostariam de utilizar um espaço fora de sua casa exclusivamente destinado ao trabalho.
Num escritório de coworking, você paga um valor fixo mensal pela estação de trabalho, ou seja, pelo espaço destinado a uma pessoa. Geralmente esse valor inclui ou pode incluir atendimento na recepção, telefone, internet, água, luz, mobiliário e limpeza.
Uma segunda opção é trabalhar em casa – home office – e contratar um escritório virtual. Nesse modelo, você pode contratar um plano mensal que inclua o uso do endereço comercial e para correspondências, atendimento telefônico personalizado por secretária com transferência por Voip, entre outras possibilidades. Dessa forma, empresas pequenas que funcionam em home office podem contar com um endereço de prestígio sem gastar muito e ainda ter um atendimento telefônico digno de grande empresa por um custo mínimo.
Tem crescido muito o número de empresas que oferecem tanto o serviço de Coworking quanto o de escritório virtual. Basta uma pesquisa na internet e você encontrará diversas opções com diferentes valores e formatos, em diversas áreas de sua cidade.
Para escolher o melhor escritório de Coworking para seu negócio, fique atento aos serviços incluídos na hora de contratar o serviço e veja se o contrato tem período mínimo de contratação com multa no caso de rescisão. Se você precisa esporadicamente de uma sala mais reservada para reuniões, vale a pena dar preferência a um plano que inclua algumas horas mensais em sala de reunião ou que ofereça o aluguel dessas salas por um valor mais em conta. Fique ligado também se o escritório que você está escolhendo possui fácil localização para você e para seu cliente. Observe como é o trânsito para chegar, os melhores horários e por quais caminhos você irá passar.
4.Contratar um serviço de contabilidade online de qualidade
A Contabilidade Online é o futuro da contabilidade. O serviço de contabilidade online permite que você resolva a contabilidade de sua empresa utilizando a internet, sem se preocupar com um monte de documentos e papéis. Dessa forma, você não precisa se preocupar em arquivar e manter documentos, e nem gastar tempo para encontrá-los. Com a contabilidade online, você economiza no valor da contabilidade, já que esse serviço costuma ser mais barato e compatível com a realidade de sua empresa, economiza em espaço de armazenamento de documentos e em papéis – o que faz bem ao meio ambiente também – e economiza ainda em tempo, pois será muito mais fácil encontrar seus documentos, que podem ser armazenados na nuvem e centralizados num só lugar.
Para contratar um bom serviço de contabilidade online, é importante levar em consideração não só o preço, afinal, em muitos casos o barato acaba saindo caro. Separamos alguns ítens importantes que você deve considerar:
Suporte técnico por telefone: em muitos casos, empresas de contabilidade online oferecem suporte técnico apenas pela internet, e contratar empresas nesse formato pode ser um tiro no pé. Isso porque, de modo geral, o atendimento pela internet se dá através de uma solicitação por e-mail ou pelo suporte online, e o cliente pode levar horas e até dias para obter uma resposta. Quando uma empresa de contabilidade online oferece um telefone para suporte, ela dá ao cliente a possibilidade de ter um atendimento mais rápido e mais personalizado, o que pode ser muito importante quando você tem um problema que precisa de solução urgente. Confira também se a empresa fornece um telefone para ligação gratuita, pois dessa forma o serviço de contabilidade não trará gastos extras para que você seja atendido.
Contador dedicado: há empresas de contabilidade online que fazem o atendimento através de call centers que intermediam o relacionamento entre o cliente e o contador. Isso é negativo, pois toda cada vez que o cliente entra em contato com a empresa, ele é atendido por uma pessoa diferente e precisa explicar repetidas vezes seu problema, o que traz desgaste e perda de tempo. Antes de contratar o serviço de contabilidade online, consulte se haverá um contador dedicado, ou seja, se você terá um contador específico destinado à sua empresa.
É contabilidade online de verdade? Existem diversas empresas de contabilidade tradicional que se autodenominam empresas de “contabilidade online” simplesmente porque escolheram não atender presencialmente. A contabilidade online de verdade não tem como característica única a ausência do atendimento presencial, mas sim e principalmente o funcionamento dos processos através da internet, por meio de aplicativos e outros serviços. Se a empresa diz que oferece “contabilidade online” mas se comunica apenas por e-mail ou telefone com você, saiba que esse serviço não está sendo prestado da forma que deveria.
Aplicativo & Sistema ERP contábil: as melhores empresas de contabilidade online oferecem um aplicativo ou um sistema ERP contábil com diversas ferramentas voltadas para a contabilidade da empresa, como controle de fluxo de caixa, drive para envio e recebimento de documentos, acompanhamento de pedidos, entre outros serviços.
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